Para nós que trabalhamos com comércio exterior “Compliance” é uma palavra que aparece todo dia em e-mails, reuniões, calls, etc. É daquelas palavras em inglês que compõem o bingo corporativo e que, sem ela, a cartela não se completa.
Mas será que o Compliance é de fato levado a sério e será que tem sido bem implementado pelas empresas que operam no comércio internacional? Neste artigo vamos falar um pouco sobre isso e como a boa implementação de um programa de Compliance Aduaneiro pode servir como mola propulsora para uma boa implementação do Programa OEA.
Se você ainda não sabe o que é o OEA, dê uma olhada no artigo onde falamos sobre o programa OEA e mais especificamente sobre o OEA-Integrado SECEX. É só clicar aqui.
O que é o Compliance Aduaneiro?
Primeiro, é importante conceituarmos o que é Compliance. Este termo vem sendo usado como sinônimo de “estar de acordo com as normas e regras que regem determinada ação”, ou seja, se uma empresa está “em Compliance” com algo significa que ela está agindo de acordo com as normas que regem aquela área ou atividade.
Desta forma, podemos dizer que o Compliance Aduaneiro ou a implementação de uma política de Compliance Aduaneiro é a forma pela qual as empresas implementam uma cultura na qual regras e normas aduaneiras são observadas, seguidas e existem programas de auditorias capazes de aferir este status. Muito mais do que uma ideia, o Compliance Aduaneiro deve ser um valor da empresa.
Outro ponto importante que devemos observar é que uma política de Compliance Aduaneiro não se sustenta se não tivermos o comprometimento da alta direção e de todas as áreas da corporação. Isso porque, como sabemos, as áreas de comex, logística, etc, são áreas suporte nas empresas, e se compras, materiais, planejamento, comercial, entre outras áreas, não estiverem envolvidas é praticamente impossível implementar uma política de Compliance Aduaneiro.
Problemas mais comuns para a implementação
A implementação de uma política de Compliance Aduaneiro efetiva não é simples, e tampouco rápida, são muitos os problemas e dificuldades enfrentadas. As mais comuns são:
| Dificuldades Internas | Dificuldades Externas |
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Como consequência dos fatores acima listados, é muito comum termos divergências documentais e de informação que acabam impactando o processo de despacho aduaneiro e consequentemente impactando no desempenho de linhas de montagem ou mesmo de projetos por atraso do recebimento de materiais, recolhimento de multas e demais penalidades.
Além deste impacto direto no cronograma e nos custos de projetos e linhas de produção, quando associamos este cenário a uma empresa que utiliza regimes aduaneiros especiais, o caos está estabelecido.
Como já falamos no artigo “Regimes Aduaneiros Especiais, o que são e como avaliar sua aplicação” (se não leu, clique aqui) antes da implementação de um regime especial, a empresa deve fazer uma análise detalhada dos requisitos de implementação e, sobretudo, dos requisitos de controle definidos pela Receita Federal.
Uma empresa que não opera em compliance com as normas aduaneiras com certeza terá problemas na gestão de um regime aduaneiro especial e na comprovação do atendimento aos requisitos de controle.
E os benefícios das políticas de Compliance Aduaneiro?
De cara podemos dizer que a implementação de uma política de Compliance Aduaneiro reduz a ocorrência de erros e consequentemente reduz o risco de aplicação de multas e penalidades aduaneiras. Além disso, sua implementação ainda traz:
- Melhoria de performance global e de KPIs do processo aduaneiro;
- Reforço da visão de Compliance Corporativo; e
- Facilidade para habilitação ao programa OEA
Este último ponto, a facilidade para habilitação ao Programa OEA, pode trazer várias vantagens para as empresas certificadas. No processo de certificação ao Programa OEA a Receita Federal valida, por meio dos questionários do programa, se a empresa possui procedimentos definidos para atendimento às normas aduaneiras e exige das empresas que sejam apresentadas evidências dos procedimentos e de sua aplicação.
Ou seja, a implementação da cultura de Compliance Aduaneiro é uma ação importante, que traz benefícios para a empresa e que ainda ajuda na obtenção da certificação do Programa OEA. Se a sua empresa possui planos de certificação, olhar para o Compliance Aduaneiro é fundamental.
E por onde começar?
Aqui na Squadra montamos uma metodologia própria para a implementação de uma política de Compliance Aduaneiro dividida em três fases de implementação e uma última fase de acompanhamento constante.
Na primeira fase, de análise e diagnóstico, por meio de entrevistas com lideranças, principais executores e equipes envolvidas, os processos são discutidos de forma macro com o objetivo de definir quais serão mapeados e documentados. Ao final desta fase, o cliente recebe um draft do diagrama de processos indicando os processos que serão analisados e procedimentados.
Na sequência, entramos na segunda fase, de estruturação do projeto de revisão e implementação, na qual será realizada a validação do Diagrama de Processos, definição de key users, elaboração de cronograma, mapa de comunicação e definição das equipes a serem envolvidas na execução do projeto. É o momento de planejar o projeto de implementação do Compliance Aduaneiro, prazos, equipes e padrões que serão utilizados. Nesta fase, o cliente recebe o Plano do Projeto, incluindo Termo de Abertura, Declaração de Escopo, Cronograma, Mapa de Riscos e Mapa de Comunicação.
Depois de planejada a implementação, entramos na execução do projeto de implementação. É a hora de arregaçar as mangas, do esforço conjunto de todos os envolvidos e de fazer o trabalho pesado. Nesta fase é feito o desenho dos fluxos de processos, a análise pela equipe de consultores Squadra, a indicação de pontos críticos e oportunidades de melhoria, apresentação dos fluxos para validação pelos key users e lideranças, procedimentação dos processos, com objetivos, regras legais e do negócio, com prazos, indicadores e demais informações.
Ao final, além do Diagrama de Processos, do Desenho dos Fluxos em BPMN, são entregues por nossa equipe os Procedimentos Operacionais no formato 5W1H.
Neste momento, com o projeto de implementação concluído, o programa de Compliance Aduaneiro tem sua largada realizada. Sim, largada, porque esforço já realizado não garante que a empresa se manterá em compliance com as Normas Aduaneiras. É necessário manter a cultura de compliance e, como falamos acima, a legislação aduaneira muda com bastante frequência.
E para manter a posição de compliance entramos na fase de acompanhamento e manutenção do Compliance Aduaneiro. Nesta fase, a equipe de consultores da Squadra fica à disposição do nosso cliente, acompanhando o dia a dia e provendo os seguintes serviços:
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Acompanhamento diário da legislação e análise de impacto nos processos aduaneiros e operações do cliente;
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Auditorias e revisões periódicas dos procedimentos para adequação às mudanças legais e normativas;
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Suporte direto da equipe de consultores para planejamento de operações, dúvidas sobre operações em curso e suporte a dúvidas no despacho aduaneiro;
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Acompanhamento de processos na RFB e demais anuentes do comércio exterior; e
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Respostas a notificações e defesas para intimações da Receita Federal e demais anuentes.
Como falei acima, manter uma cultura de Compliance Aduaneiro não é fácil nem simples, mas é possível e traz muitos benefícios.
Qualquer dúvida sobre o assunto basta nos procurar, nosso time está pronto para ajudar no que for preciso.
Abraços e até a próxima!!
Muito esclarecedor e necessário! Entrarei em contato para orçamento.